Tener una base de datos con los clientes y clientas de tu empresa es altamente beneficioso por muchas razones. En primer lugar, es una forma de conocer a esas personas. Saber de dónde son, qué edades tienen, qué productos o servicios utilizan y por qué acudieron a la empresa, por ejemplo, puede ayudarte a tener una idea más acertada de las particularidades de tu clientela.

En segundo lugar, estos datos te permiten generar información nueva, cruzar parámetros diversos o hacer gráficas de las tendencias a lo largo del tiempo, y tras recopilar esa información, analizarla y sacar una serie de conclusiones. Todo ello puede traducirse en la elaboración de estrategias y en la planificación de acciones que permitirán el crecimiento de tu empresa y abrirán puertas a nuevas oportunidades.

Ahora bien, crear una base de datos de clientes puede tener costes muy variados, que serán calculados con base en las horas de trabajo que implique el proyecto. El precio medio de contratar a un programador o programadora es de 30 €/h, pudiendo este oscilar entre 20 €/h y 45 €/h. El precio puede aumentar o disminuir según factores como la cantidad y el tipo de datos, el grado de seguridad necesario o la complejidad del sistema.

Volumen de datos

El primer factor que provocará variaciones en el precio es el volumen de datos que debe albergar la base. Esto se calcula a partir del número de clientes y clientas, pero también de los campos que se ingresan para cada persona, que pueden ir desde la edad, el correo electrónico y los productos que consumen, por ejemplo, a cuestiones como diferentes características socioeconómicas o información detallada sobre el uso de los servicios.

Importar datos

En algunos casos, ocurre que la empresa ya tiene un conjunto de datos de su clientela en una plantilla de Excel, por ejemplo, o en una base de datos antigua. Generalmente es posible crear un sistema para importar esa información a la nueva base de datos de forma automática. Si bien la complejidad que tenga este trabajo puede implicar variaciones en el coste final, probablemente sea conveniente para la empresa, ya que ahorra un trabajo manual que puede ser de muchas horas y, por lo tanto, aún más costoso. 

Bases de datos relacionales

A grandes rasgos, las bases de datos de clientes y clientas pueden ser de dos tipos, relacionales y no relacionales. En las bases de datos relacionales se utilizan diferentes tablas y cada una comprende distintos campos, de modo que es posible relacionar algunos o todos los campos de una tabla con otra u otras tablas, y así generar datos nuevos. Este tipo de proyectos suelen ser más complejos que los sistemas no relacionales, por lo que probablemente sean más costosos.

Bases de datos no relacionales

Estas bases de datos no están constituidas por tablas, sino por documentos o colecciones de datos, es decir, se trata de una recopilación. Tienen la ventaja de ser más rápidas que las bases de datos relacionales, ya que no tienen que procesar tanta información, por lo que suelen ser ideales para empresas pequeñas o aquellas que no necesiten muchas variables. Por lo general, suelen ser más económicas que las anteriores.

Seguridad

Además de los factores mencionados, el precio de crear una base de datos de clientes puede variar según el grado de seguridad necesario, lo cual a su vez depende del tipo de datos recopilados. Es importante que en todos los casos se respete la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, que rige actualmente en España e impone un tratamiento determinado para la información personal de los clientes y clientas, así como el Reglamento General de Protección de Datos europeo.

Por ello, se utilizan distintos mecanismos para aumentar la seguridad si se maneja información personal en la base de datos. Si los clientes y clientas tienen un usuario con el que pueden acceder al sistema, por ejemplo, lo usual es que se encripten las contraseñas para que la empresa no tenga acceso directo a las cuentas, pero que sí pueda utilizar la información que estas personas introducen en el sistema para generar estadísticas o recopilar datos de forma anónima.