Tanto para grandes empresas como para pymes, contar con un servicio de mantenimiento informático es fundamental para conseguir que esta sea más eficiente. Esta relación directa con la eficiencia se debe a contar con el software y los equipos adecuados, o poder continuar rápidamente con la actividad ante un imprevisto tecnológico. 

¿Qué es el mantenimiento informático?

Hoy día todos los negocios necesitan de herramientas informáticas para su funcionamiento. Equipos con software necesario para facturar, disponer de un inventario, mantener la comunicación con el cliente, gestionar nóminas o información relativa a proyectos, bases de datos o trabajo en red.

A veces, los recursos pueden estar muy especializados, como cuando se trabaja en aspectos de diseño o audiovisuales, sectores en los que el rendimiento de los ordenadores tiene que ser óptimo. A todo ello se une la posible existencia de página web, tienda online, apps, etc. No obstante, lo más habitual es que las empresas no cuenten con personal informático propio y opten por subcontratar o externalizar este servicio. 

Las empresas de mantenimiento de ordenadores prestan servicios especializados adaptados a las necesidades de la empresa para la que trabajan. El rango de tareas ofertadas es muy amplio, y su contratación va a estar muy vinculada con la actividad concreta que realiza el cliente.

El objetivo que se persigue al contratar este servicio es el de contar con una correcta estructura tecnológica que desempeñe un buen funcionamiento, lo cual optimiza el trabajo y permite obtener una mayor eficiencia y eficacia. 

Tipos de mantenimiento informático

Lo habitual es que las empresas de mantenimiento de equipos tecnológicos ofrezcan diferentes opciones de contratación más o menos amplias. Las opciones van desde la contratación por hora, bonos o bolsas de horas u opciones de mantenimiento propiamente dichas que destacan por su continuidad en el tiempo.

Dentro de esta última modalidad suelen establecerse un mínimo de tres tipos, generalmente clasificados como plan básico o principiante, medio o profesional y avanzando o integral, también denominado este último como “todo incluido”. Cuantas más opciones contenga el plan y mayor sea el número de terminales, mayor será su precio. 

Planes básicos

Incluyen packs orientados a autónomos o pequeñas empresas que requieren de servicios continuos pero que cuentan con pocos equipos, no necesitan de grandes recursos y tienen un volumen bajo de incidencias.

Estas opciones suelen contemplar la reparación de terminales, sustitución de piezas o elementos, la instalación y actualización de software de oficina y soluciones de correo. El precio no siempre incluye el valor de las piezas a sustituir ni los desplazamientos. 

Panes medios

Se orientan a pymes con incidencias algo más frecuentes y mayor número de equipos que trabajan en red local y cloud computing.

Además de lo anterior, contemplan la configuración y gestión de los servidores, ofrecen opciones de monitorización puntual, asistencia remota y presencial en un tiempo máximo de respuesta y controles de seguridad (logs, antivirus, backups...). 

Planes avanzados

Se orientan a empresas con más de 50 ordenadores y aquellas que necesitan estar más protegidas frente a riesgos, no pudiendo cesar su actividad ante eventualidades tecnológicas.

En esta modalidad, la cuota fija cubre todo el servicio técnico necesario, independientemente de su frecuencia, si bien no contemplan el coste de la reposición de equipos al completo. Normalmente ofrecen:

• Soluciones de perfeccionamiento y asesoría.
• Servicio de atención 24 h.
• Monitorización permanente.
• Una protección más avanzada contra intromisiones ilegales o robo de datos.
• Gestión y recuperación de información.

¿Cuánto cuesta el servicio?

Los servicios de mantenimiento preventivo suelen ser variados y fácilmente adaptables a cada cliente. Dependiendo de la actividad y la magnitud (número de equipos y servidores), los precios del servicio pueden variar.

Además, existen otros factores de incidencia en el precio, como la modalidad de servicio contratada, que atiende a la frecuencia de las revisiones, o el número de tareas integradas (reparaciones, monitoreo, asesoría...). También va a depender de la inclusión de la asistencia remota o presencial y posibles servicios 24 h ante urgencias, entre otros aspectos.

Teniendo todo esto en cuenta, es posible afirmar que el mantenimiento informático tiene un precio que va desde un mínimo de 30 €/mes para autónomos y pequeñas empresas, hasta los 2200 €/mes, que abarcaría el mantenimiento de hasta 50 equipos aproximadamente.

El precio más habitual del mantenimiento de equipos informáticos para una pyme de tamaño medio es de 150 €/mes.

Cuantos más equipos, servidores, recursos y funciones sean necesarios y más grande y deslocalizada esté la empresa, mayores serán los costes. Así, por ejemplo, en una pequeña o mediana empresa que requiera de asistencia continuada para el desarrollo y mantenimiento de una tienda online, el coste mensual podría superar los 500 €/mes.

Calcular el precio del mantenimiento informático

Las modalidades de mantenimiento generalmente suelen estar circunscritas a un pago mensual, trimestral o anual. En los dos últimos casos es muy común poder disfrutar de algún tipo de descuento por pago adelantado. 

Aunque ya hemos comentado que lo ideal para el mantenimiento informático de las empresas es contar con un plan de mantenimiento continuado, también es posible optar por los tradicionales bonos o bolsas de horas, o bien, por los servicios individuales calculados por hora.

Los bonos más convenientes son los que mayor número albergan, de forma que el precio por hora puede bajar hasta un mínimo de 25 €. Contratar bonos puede ser muy adecuado, por ejemplo, para combinarlo con un plan de mantenimiento básico.

El precio por hora sube hasta un mínimo de 10 € con respecto al precio anteriormente citado, en el caso de contratación de servicios puntuales, resultando adecuado si la expectativa de recurrir a este servicio es inferior a 10 visitas anuales. 

1. Número de equipos

Es común que los planes de mantenimiento concreten el número máximo de equipos y servidores a supervisar, según el precio. No obstante, lo normal es que sean ampliables hasta cierto punto.

Ello permite no tener que cambiar necesariamente de plan sumando un coste adicional por terminal. Esta tasa extra suele variar entre 3 y 9 € por unidad al mes, en el caso de ordenadores, y a partir de 20 € en lo que respecta a servidores. 

2. Desplazamientos y mano de obra

Como hemos visto, los desplazamientos y la mano de obra pueden no estar contemplados en los tipos de mantenimiento más económicos.

Los precios de desplazamiento suelen partir de 15 €, según la distancia, mientras la mano de obra atiende a un número definido de visitas. Si se superan las visitas contempladas en el plan, el coste, que se sitúa en torno a los 35 €/h de media, vendrá sumado.

Lo mejor es asegurarse de que cada plan se ajuste a las necesidades reales de la empresa, pues puede ser contraproducente contratar un plan menor si a éste vienen sumadas multitud de eventualidades. 

3. Servicios complementarios 

Aunque el servicio de mantenimiento de ordenadores es el más frecuente, a menudo los clientes necesitan de otras tareas que pueden ser realizadas por esas mismas empresas de informática.

Los servicios complementarios como el hosting, diseño web, desarrollo de app, desarrollo de software, tienda online, asesoramiento o adquisición de material nuevo son algunos ejemplos. Cuanto más completas sean las funcionalidadesde la empresa a la hora de dar respuesta a las necesidades de un o una cliente, más alto será el precio total del servicio, si bien podrá beneficiarse de un coste por actividad más reducido. 

4. Permanencia

A la hora de hacer una contratación para el mantenimiento y la reparación de equipos informáticos y tecnológicos puede ser que nos encontremos con que algunas empresas ofrecen diferentes precios en dependencia de si se opta o no por aceptar una permanencia.

Conocer previamente a la empresa o dejarnos guiar por la valoración de otros clientes puede orientarnos a la hora de aceptar o no esa cláusula. 

5. Teletrabajo

Con la crisis sanitaria mundial acaecida con la aparición de la COVID-19, el teletrabajo se ha convertido en una apuesta por la supervivencia.

Las empresas de mantenimiento de equipos informáticos son adecuadas para implantar esta modalidad de trabajo en las pymes, llevando la oficina al domicilio del trabajador e implantar en el mismo soluciones de comunicación como la videollamada o redes privadas virtuales.