La organización de una boda requiere de tiempo, dedicación y responsabilidad. Los organizadores y organizadoras de este tipo de eventos se encargan de coordinar los diferentes agentes que intervienen en los preparativos, siguiendo una planificación, y de gestionar los imprevistos que puedan surgir. Desde el primer día, el o la wedding planner se dedica a buscar el lugar de la recepción y contactar con los diferentes proveedores y profesionales, como son el servicio de catering, el transporte, la decoración o la fotografía, entre otros.

El coste medio por esta tarea es de 1.500 €. Los precios mínimos y máximos oscilan entre 350 y 10.000 €, respectivamente. Estos valores pueden variar dependiendo del número de invitados y el tipo de servicio contratado, pues es posible elegir entre una planificación total o atender sólo ciertos aspectos concretos. Cada boda es planificada con una anticipación entre seis meses a un año aproximadamente.

Gestión de documentación

La documentación necesaria para la ceremonia, ya sea civil o religiosa, puede ser gestionada por el o la  wedding planner, cuando la pareja así lo desee. 

Lugar de la recepción

Normalmente, la organización de la boda comienza por el lugar donde va a tener cabida el evento. Buscar el lugar adecuado para la celebración no suele ser tarea fácil. Se tendrán en cuenta los requisitos y las preferencias acordadas con la pareja, teniendo en cuenta sus lugares de origen, época del año deseada, etc. El alquiler de los salones de fiesta y el catering, generalmente, tiene descuentos de hasta un 20 % durante el otoño y el invierno.

Ubicación de los invitados

Tan importante como el catering o la decoración es planificar el lugar en que pernoctarán los invitados y cómo irán distribuidos en las mesas durante la celebración. Para ello, los organizadores partirán de algunas indicaciones con el fin de que todos los invitados se sientan cómodos, personalizando los asientos.

Catering

Acorde a las expectativas presupuestarias, los planificadores o planificadoras de bodas podrán sugerir diferentes opciones para el menú. Existen, habitualmente, tres tipos de catering:

• Cóctel: suele ser informal, los invitados comen canapés y pequeños platos acompañados de bebidas. La gente se sirve a su gusto y puede permanecer en pie o sentado en mesas altas.
• Buffet: se caracteriza por la gran variedad en platos fríos y calientes. Suele haber buffets especiales, como los de quesos, paté o vegetarianos.
• Comida tradicional: consta, en general, de dos platos principales a elegir entre varias opciones, servidas en mesa, y suele estar precedida por entrantes tipo cóctel. Esta es la opción más completa de las tres y, aunque es la más clásica, comienza a ser sustituida por el resto, principalmente por su coste y la cantidad de comida que suele sobrar.  

La tarta de bodas y la mesa de postres podrá estar incluida, o no, en el catering. Generalmente, si se recurre a su encargo de forma independiente suele ser por preferencias muy concretas en sus ingredientes, forma o pastelería y ello puede suponer un mayor coste. 

Decoración

El o la wedding planner también puede ocuparse de seleccionar el tipo de decoración y procurar este servicio por medio de un decorador o decoradora. Según el estilo y personalidad de los futuros contrayentes, se brindará una amplia gama acorde para elegir de entre las opciones más convenientes. Las decoraciones preferidas para celebrar matrimonios son de tipo vintage, marinero, campestre... El precio dependerá del número de elementos seleccionados y su calidad.

Fotografía

En toda boda, la fotografía ocupa un lugar fundamental. Es conveniente contratar a estos profesionales con la mayor anticipación posible. El organizador u organizadora debería recurrir a diversos fotógrafos y fotógrafas y realizar la selección en base a los servicios, la calidad y su precio. Existe una gran variedad de alternativas conforme a estilos, desde las fotos tradicionales hasta las más divertidas y originales, incluyendo el photocall.

Organización de los tiempos

Con el objetivo de que todo salga perfecto y evitar imprevistos de última hora, el o la wedding planner deberá reunirse con los futuros contrayentes de forma periódica para ajustar detalles. El habitual que aquellos miembros de la familia y amigos les contacten para preparar discursos y sorpresas. 

Otros servicios

Ocasionalmente, los y las organizadores de boda pueden brindar servicios de asesoramiento más íntimos, como en la elección de alianzas, trajes o vestidos para los novios o novias, etc.

Cuando se parte de un presupuesto bajo, es posible contratar al wedding planner sólo para algunos servicios concretos de entre los listados, e incluso acudir a sus consultas de asesoramiento externas, las cuales tienen un coste medio de 30 €/sesión.