¿Cuánto cuesta la grabación de eventos?

Precios de vídeos para eventos

Factores que influyen en cuánto cuestan los vídeos de eventos

1. Duración del evento

2. Número de profesionales

3. Equipamiento técnico

4. Edición y posproducción

5. Grabación y retransmisión de eventos

6. Reputación de los videógrafos y videógrafas

7. Gastos de desplazamiento

Preguntas frecuentes sobre contratar la grabación de eventos

¿Cuánto cuesta la grabación de eventos?

El precio medio de los vídeos de eventos ronda, normalmente, los 750 €. El intervalo de precios puede estar entre los 350 € y los 1100 €, cuando la producción audiovisual es más básica. Sin embargo, las producciones que impliquen mayores conocimientos técnicos, recursos humanos o de equipamiento, podrán partir de los 800 € y alcanzar los 2400 €.

Un evento, sea particular, cultural, corporativo, familiar, un espectáculo o una fiesta, es siempre una experiencia de convivencia que marca a sus participantes y que conviene registrar para tener un documento gráfico del mismo en el futuro. Una de las maneras más emotivas y eficaces de preservar ciertas memorias es a través del vídeo.

Precios de vídeos para eventos

Factores que influyen en cuánto cuestan los vídeos de eventos

Hay varios factores que afectan al coste de un servicio de vídeo de eventos, incluyendo el tiempo que el o la profesional debe permanecer en el lugar, si es necesario el apoyo de asistentes, el coste de desplazamiento o la propia edición y posproducción del documento audiovisual.

Un servicio de vídeo para eventos incluye, por lo general, la grabación de los momentos más importantes del evento, capturas espontáneas de las personas asistentes, del espacio, su ambiente y decoración, y de las actividades que se vayan sucediendo. El valor acordado también debe incluir la edición y posproducción, el equipamiento que sea necesario usar y la entrega del material (transferencia digital, USB, DVD, etc.).

1. Duración del evento

El tiempo que los o las profesionales necesiten permanecer en el evento va a afectar al precio del servicio. Hay eventos que duran todo un día, mientras que otros solo ocupan algunas horas. Además, mientras más tiempo de grabación, mayor será, posteriormente, el tiempo de edición del material audiovisual.

2. Número de profesionales

Si fuera un evento mayor, existe la opción de contar con varias cámaras, lo que significa que será necesario involucrar a un número mayor de profesionales, no solo como operadores de cámara, sino como apoyo técnico para el sonido o la iluminación. Hay ocasiones en las que es inevitable contar con este tipo de cobertura, aunque en muchos casos depende de la finalidad que tendrá el documento audiovisual, del tipo de cobertura pretendida y de la importancia de los eventos que se puedan dar paralelamente en el tiempo.

Por ejemplo, si se trata de un evento corporativo o de un congreso en el que se quiere registrar la totalidad de las intervenciones y puede haber, por ejemplo, workshops paralelos, será necesario contar con varios equipos de profesionales.

3. Equipamiento técnico

Dependiendo de las condiciones técnicas del lugar, del tipo de vídeo de eventos que se quiera obtener y de la calidad audiovisual pretendida, puede ser necesario contar con un equipamiento técnico especial y con profesionales para encargarse del mismo. Por ejemplo, si el espacio del evento no está bien iluminado o no cuenta con un buen equipo de sonido, puede ser necesario contar, además de con la cámara, con micrófonos especiales para captar el sonido o de focos para mejorar la calidad de la escena a nivel lumínico.

4. Edición y posproducción

La edición es el proceso que sigue a la producción o grabación del vídeo. Consiste en estructurar y organizar el material grabado de audio y vídeo, es decir, en seleccionar las partes válidas, ordenarlas y crear un producto audiovisual que responda a los objetivos marcados desde el principio. Es una de las partes que más trabajo da y que requiere de mayor conocimiento y dedicación por parte del profesional.

A mayor complejidad de la edición, por motivos como la urgencia en la entrega, la cantidad de material filmado o la narrativa pretendida, si fuese el caso, podrá aumentar el valor final del servicio.

Por otro lado, la posproducción se refiere al conjunto de todos los procesos que se realizan después de la producción. Es decir, no solo la edición, sino las correcciones de color o de sonido, la introducción de efectos sonoros o visuales, como músicas de fondo y grafismos (textos, títulos, logotipos, animaciones...), o la adaptación a diferentes formatos.

Dependiendo del caso, puedes acordar desde un principio con el videógrafo o videógrafa cuáles serán los materiales visuales que tendrán que ser entregados.

Por ejemplo, puedes acordar que el servicio de vídeo para evento incluya la entrega de un vídeo editado y postproducido de 3 minutos de duración, que sirva como material promocional del evento en sí. Así como pedir la entrega del resto del material audiovisual en bruto para usarlo, si fuera necesario, en el futuro. En cualquier caso, esclarece este tipo de cuestiones con los y las profesionales antes de cerrar la contratación para evitar malentendidos y posteriores cobros extras.

5. Grabación y retransmisión de eventos

Muchas de las empresas dedicadas a la grabación de eventos ofrecen el servicio de retransmisión por streaming, lo que significa que el registro audiovisual puede transmitirse en vivo por algún canal web, en tiempo real. Esta quizás sea la mejor forma de alcanzar al público objetivo que no pueda participar de forma presencial en el evento. De este modo, el vídeo, además de cumplir la función de registro, permite que las personas interesadas en la propuesta de cualquier parte del mundo tengan la sensación de estar ahí, en el lugar de los hechos. 

La retransmisión en internet implica un coste extra, que variará según las características del servicio contratado. Del mismo modo que los vídeos para eventos grabados pueden contar con uno o más camarógrafos dedicados a capturar diferentes planos de los participantes y de las personas invitadas, los videos de retransmisión en vivo pueden hacerse con una o más cámaras en simultáneo. 

Por supuesto, cuantos más profesionales haya implicados en el trabajo, mayor será el coste del servicio. Es probable que los vídeos para eventos con expositores individuales no demanden más que una toma directa de quien esté exponiendo en cada momento. Sin embargo, si el evento consiste, por ejemplo, en una mesa redonda o en un número musical, el vídeo se enriquecerá mucho con planos tomados desde diferentes ángulos. Debe tenerse en cuenta que en estos casos será necesario también un profesional que se ocupe en directo de la dirección de los vídeos y decida qué toma se retransmitirá en cada ocasión. 

El equipo ideal de trabajadores será distinto para cada proyecto. Conviene conversar los detalles del evento con la productora audiovisual para asegurarse de que se llegará alcanzará el objetivo buscado. Es cierto que resultan más costosos, pero los vídeos tomados por un equipo completo de profesionales darán como resultado un contenido más dinámico y atractivo.

6. Reputación de los videógrafos y videógrafas

Puede parecer evidente, pero conviene recordar que la experiencia y reputación que una empresa o profesional tenga dentro del sector va a influir en el valor de su presupuesto. Personas con mayor experiencia, con un porfolio extenso y con fama de ofrecer buenos servicios, tendrán un valor mayor en el mercado que aquellas que han comenzado recientemente.

Lo más aconsejable es comparar opciones y evaluar siempre tanto el porfolio audiovisual del o de la profesional en cuestión como la importancia del evento. Por ejemplo, para grandes eventos corporativos o momentos familiares importantes, se aconseja optar por profesionales que garanticen resultados profesionales y de calidad, aunque supongan una mayor inversión. Para eventos de menor envergadura o más anecdóticos, como cumpleaños o fiestas pequeñas, se puede contar con profesionales con menor experiencia y darles así la oportunidad de crecer, al mismo tiempo que ahorras algún dinero.

7. Gastos de desplazamiento

Si los videógrafos o videógrafas necesitan desplazarse una distancia considerable o, incluso, hospedarse en la ubicación en cuestión para poder cubrir el evento, estos gastos extras serán considerados a la hora de dar el presupuesto total.

Preguntas frecuentes sobre contratar la grabación de eventos

¿Cómo entregan el vídeo del evento?

Los vídeos para eventos pueden entregarse tanto en soportes físicos como por transferencias en formatos digitales. Entre los primeros, los más habituales son los DVDs y las memorias externas con conexión USB. En cuanto a los segundos, existe una gran variedad de servicios web para alojar en la nube contenido y archivos de todo tipo. Entre ellos pueden mencionarse Google Drive, ICloud o Dropbox, pero también las plataformas dedicadas exclusivamente a alojar vídeos, como YouTube y Vimeo. 

En caso de optar por una entrega en algún soporte físico, la cantidad de copias requeridas influirá en el coste final del servicio. Si se requiere que cada participante del evento cuente con una copia física, el costo extra puede ser significativo. En cambio, si la entrega es un formato digital el vídeo puede compartirse cuantas veces sea necesario, y es probable que el evento pueda alcanzar a un público mayor. 

Optar por una u otra posibilidad dependerá de las características del evento. Si se trata de un evento destinado a la participación de un público cerrado, como una celebración o un encuentro profesional, quizás baste con algunas copias físicas del registro. En cambio, si el evento busca alcanzar difusión pública, como puede ocurrir en los casos de congresos o conciertos, es probable que convenga alojar el vídeo en el canal web de la empresa o la institución.

¿Para qué se pueden usar los vídeos de eventos?

Los vídeos para eventos son una herramienta publicitaria fundamental que permite registrar las actividades organizadas por empresas e instituciones y difundirlas en internet, en ferias o en encuentros profesionales. 

Los vídeos para eventos pueden formar parte de una página web comercial, por ejemplo, para ilustrar el modo en que una empresa trabaja y por qué se destaca de las demás emprendimientos del rubro. También suele ser atractivo compartir en redes sociales un registro audiovisual de las instalaciones y el grupo de trabajo de una empresa. Esto genera confianza y empatía con potenciales clientes.

Por otra parte, los vídeos son una herramienta muy importante a la hora de montar un stand en una feria. Un stand con pantallas que muestre las actividades que la empresa ha llevado a cabo puede llamar la atención del público y marcar una diferencia respecto a la propuesta de otros competidores.

Además, los registros audiovisuales son fundamentales para difundir aquellas actividades organizadas por empresas e instituciones en un público más amplio, que exceda a quienes participaron de un evento de modo presencial.

¿Cómo planifican las productoras audiovisuales la grabación del evento?

Las etapas de planificación y preproducción de los vídeos son fundamentales para obtener el registro audiovisual deseado. En general, clientes y profesionales se reúnen para conversar sobre los detalles del evento y los recursos técnicos que serán necesarios. De acuerdo a qué tipo de evento se trate, es probable que el equipo de la productora audiovisual necesite conocer el espacio en donde tendrá lugar la actividad, para definir las posiciones más adecuadas para cada toma. A partir de estas reuniones se definirá el modo más adecuado de realizar el registro o la retransmisión.

En caso de que se trate de un evento de cierta complejidad que involucre, por ejemplo, múltiples expositores en escena o más de un escenario, suele realizarse un guión técnico. El guión técnico consiste en un programa detallado del evento con comentarios sobre la posición y el manejo de cámaras y micrófonos. Con este plan los camarógrafos y productores pueden conocer de antemano cómo se desarrollará el evento y anticiparse a lo que sucederá.