A la hora de administrar una empresa, la gestión de nóminas resulta un procedimiento imprescindible. Ello implica hacer corresponder a cada trabajador su salario mensual y afrontar las diferentes obligaciones laborales y fiscales.  

Para realizar el cálculo de la nómina se han de recoger una serie de datos como datos relativos a la seguridad social, tipos de contratos, ausencias, cálculo de horas extras trabajadas, posibles deducciones, retenciones, bases de cotización, cuentas de pago, etc. Todos estos aspectos configuran la nómina de los trabajadores. 

Este servicio puede formar parte de la propia empresa como uno o varios departamentos, o externacionalizarse. De esta manera, los servicios externos de asesoría laboral pueden proporcionarse a autónomos, pymes y grandes empresas, entre otros, aunque, generalmente, tienden a contratar mediante esta modalidad los organismos compuestos por menos de cincuenta trabajadores.

Un servicio de gestión de nóminas tiene un precio medio de 15 €/mes por trabajador contratado. No obstante, este valor puede variar entre 20 y 2500 €/mes en función de aspectos como el número de trabajadores con que cuenta la empresa, el tipo de servicios contratados, la forma de contratación o la experiencia y la formación de la persona gestora.

Ventajas 

El principal beneficio de contratar este servicio es el poder delegar una actividad que conlleva un cierto nivel de dificultad en una persona experta. Un o una contable o especialista en recursos humanos para empresas cuenta con la formación y la experiencia necesarias para acometer las actuaciones dentro del marco legal, con la garantía de no incurrir en irregularidades. 

Los servicios contables y financieros que prestan asistencia a otras empresas, sociedades o trabajadores autónomos para estos fines, cuentan con programas informáticos muy competentes que agilizan sus funciones. Los software de gestión permiten recopilar la información relacionada con cada trabajador para la expedición de su nómina y cuentan con las herramientas de cálculo y generación de informes pertinentes. De esta forma, el servicio resulta eficaz y la empresa contratante puede despreocuparse de mantener por sí misma programas informáticos para nóminas y gestión laboral que suelen tener un precio elevado. 

Tipo de servicio

Dependiendo del número de funciones y tipos de servicio que desempeñen los responsables de la gestión de nóminas, la tarifa por su trabajo puede ser más o menos alta. 

Entre las funciones básicas están el cálculo de impuestos, retenciones de cotización, tiempo de trabajo, beneficios y la emisión o depósito de los pagos. No obstante, otras tareas habituales a realizar pueden ser la preparación de informes, memorias y partes de accidentes de trabajo, funciones de asistencia y asesoramiento, registro, evaluación, reclutamiento y contratación, así como la confección y presentación telemática de modelos, prórrogas, cartas de despido y otros documentos. Cuando las funciones sobrepasan las tareas básicas, es posible que el servicio sea menos económico. 

Igualmente, en el caso en que los y las profesionales de gestión laboral deban desarrollar asesoramiento en materia de convenios colectivos y materia sindical, expedientes de regulación de empleo, planes de igualdad o auditorías, el precio del servicio se verá incrementado. 

Coste fijo

El coste de los trabajos de administración en ámbito laboral y de gestión de nóminas puede ser fijo o cambiar mes a mes. Cuando la entidad contratante tiene muchos movimientos y ha de gestionar no solamente nóminas sino también contrataciones, cambios de situación en la Seguridad Social, prórrogas de contratos, finiquitos, etc., es posible que interese que el importe sea calculado según un coste fijo que se establece en función del número de trabajadores, variando entre 15 y 30 €/mes por trabajador. 

Coste variable 

No obstante, cuando se advierte que los movimientos antes mencionados son poco frecuentes, lo cual suele ocurrir cuando la plantilla es fija y poco numerosa, es posible que convenga una contratación por coste variable, siendo el servicio más caro cuando existen más tareas a realizar. 

Así, por ejemplo, este servicio puede contratarse por un mínimo que oscila entre 3 y 15 €/mes por trabajador, e incrementar puntualmente, por ejemplo, en caso de realización de un nuevo contrato o prórroga de trabajo, que puede tener un precio medio de 22 €, o el cálculo de liquidaciones, que puede ascender a 50 € de media. 

Lo normal es que estas tarifas, de coste tanto fijo como variable, se apliquen a partir de un número mínimo de trabajadores. Además, dependiendo del número de los mismos, también es frecuente encontrar reducciones.

Formación y experiencia 

La capacidad del gestor o gestora será determinante si debe compaginar su trabajo de gestión de nóminas con otras funciones aplicables a la contabilidad financiera, asientos contables, etc. En función de su formación y experiencia las tarifas de esta persona serán más o menos altas.